Privaatsustingimused

Kehtivad alates: 12.01.2026

Vastutav töötleja: Magilex Õigusbüroo OÜ / Magilex Digital OÜ

1. Üldsätted ja põhimõtted

1.1. Käesolevad privaatsustingimused (edaspidi “Tingimused”) reguleerivad füüsiliste isikute (edaspidi “Klient” või “Andmesubjekt”) isikuandmete töötlemist Magilex Õigusbüroo OÜ (registrikood 14587776) ja Magilex Digital OÜ (registrikood 16129078) (edaspidi ühiselt nimetatud “Magilex”, “Meie” või “Büroo”) poolt.

1.2. Magilex lähtub isikuandmete töötlemisel Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusest (EL) 2016/679 (GDPR), Eesti Vabariigi isikuandmete kaitse seadusest (IKS) ning teistest asjakohastest õigusaktidest, samuti Kliendi huvidest ja konfidentsiaalsuse põhimõtetest.

1.3. Meie eesmärk on pakkuda “targemat õigusteenust” (Smarter legal service), mis tähendab lisaks juriidilisele kvaliteedile ka andmete turvalisust ja protsesside läbipaistvust. Me käsitleme kõiki Kliendi poolt avaldatud andmeid, sealhulgas ärisaladusi ja eraelulisi detaile, kui rangelt konfidentsiaalset informatsiooni.

1.4. Tingimused kehtivad kõikide Magilexi teenuste kasutamisel, sealhulgas veebilehe www.magilex.ee külastamisel, õigusnõustamise tellimisel, iseteenindusportaali kasutamisel ja uudiskirjaga liitumisel.

2. Vastutav töötleja ja kontaktandmed

2.1. Sõltuvalt tellitavast teenusest on isikuandmete vastutavaks töötlejaks:

• Magilex Õigusbüroo OÜ: Õigusnõustamine, lepingute koostamine, esindamine vaidlustes, äriühingute ja usaldusfondide teenused (AML kohustusega teenused).

• Magilex Digital OÜ: Iseteenindusportaal, digitaalsed õigustooted, veebilehe tehniline haldus.

2.2. Mõlemad ettevõtjad tegutsevad ühisel aadressil ja jagavad andmekaitse põhimõtteid.

• Aadress: Vesivärava 13, 10126 Tallinn, Harju maakond, Eesti Vabariik.

• Telefon: +372 6720 070.

• E-post andmekaitse küsimustes: info@magilex.ee.

3. Töödeldavad isikuandmed ja nende allikad

Me kogume andmeid, mida Klient meile ise edastab, või mis tekivad teenuse kasutamise käigus.

3.1. Päringu ja kliendisuhte algatamise andmed:

• Kui Klient saadab päringu läbi veebivormi või e-posti, töötleme järgmisi andmeid: ees- ja perekonnanimi, e-posti aadress, telefoninumber, päringu sisu (probleemi kirjeldus) ning päringule lisatud dokumendid.

• Tähelepanu: Veebivorm võimaldab üles laadida faile mahuga kuni 100 MB. Palume Kliendil olla tähelepanelik ja mitte edastada ebavajalikke eriliigilisi isikuandmeid (nt terviseandmed), kui need ei ole päringu lahendamiseks hädavajalikud.

3.2. Kliendi tuvastusandmed (AML ja KYC):

• Seoses rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seaduse (RahaPTS) nõuetega oleme teatud teenuste (nt äriühingu asutamine, usaldushaldus) puhul kohustatud tuvastama Kliendi ja tegeliku kasusaaja isiku.

• Selleks töötleme: isikukoodi, sünniaega, isikut tõendava dokumendi koopiat (pass/ID-kaart), residentsuse andmeid, teavet riikliku taustaga isiku (PEP) staatuse kohta ning raha päritolu andmeid.

3.3. Õigusteenuse osutamise käigus tekkivad andmed:

• Lepingud, menetlusdokumendid, kohtutoimikud, kirjavahetus vastaspoole või ametiasutustega. Need võivad sisaldada kolmandate isikute andmeid (nt Kliendi töötajad, võlgnikud, pereliikmed).

3.4. Tehnilised ja kasutusandmed:

• Veebilehe külastamisel kogume automaatselt teavet Kliendi seadme kohta (IP-aadress, brauseri tüüp) ja küpsiste abil andmeid veebilehe kasutamise kohta (nt Facebook Pixel, Google Analytics), eeldusel, et Klient on andnud selleks nõusoleku.

4. Töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused

Magilex töötleb isikuandmeid ainult kindlaksmääratud eesmärkidel ja asjakohase õigusliku aluse olemasolul vastavalt GDPR artiklile 6.

5. Andmete edastamine ja vastuvõtjad

5.1. Magilex hoiab Kliendi andmeid konfidentsiaalsena. Me ei avalda andmeid kolmandatele osapooltele, välja arvatud juhul, kui see on vajalik teenuse osutamiseks või nõutud seadusega.

5.2. Võime edastada andmeid järgmistele vastuvõtjate kategooriatele:

• Volitatud töötlejad: Meie IT-teenuste pakkujad (serverimajutus, e-posti teenus, kliendihaldustarkvara), raamatupidamisteenuse osutajad. Kõik volitatud töötlejad asuvad Euroopa Liidus või tagavad GDPR-ile vastava kaitse taseme.

• Ametiasutused ja kohtud: Politsei- ja Piirivalveamet, Rahapesu Andmebüroo (RAB), Maksu- ja Tolliamet, kohtud, notarid ja kohtutäiturid, kui see on vajalik menetluses või seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks.

• Vastaspool ja tema esindajad: Ainult ulatuses, mis on vajalik Kliendi huvide kaitsmiseks läbirääkimistel või kohtumenetluses.

5.3. Edastamine kolmandatesse riikidesse: Magilex kasutab sotsiaalmeedia turundustööriistu (nt Facebook Pixel), mille käigus võidakse tehnilisi andmeid (mitte toimiku sisu) edastada USA-s asuvatele teenusepakkujatele. Selline edastamine toimub ainult Kliendi nõusolekul ja tuginedes Euroopa Komisjoni andmekaitseraamistiku otsustele või tüüptingimustele.

6. Andmete säilitamine

Me ei säilita andmeid kauem, kui see on vajalik töötlemise eesmärgi saavutamiseks. Säilitustähtajad põhinevad Eesti seadusandlusel:

6.1. Raamatupidamisdokumendid: 7 aastat alates majandusaasta lõpust (Raamatupidamise seadus § 12).

6.2. Klienditoimikud ja lepingud: Üldreeglina 10 aastat pärast kliendisuhte lõppemist. See tähtaeg tuleneb Tsiviilseadustiku üldosa seaduse § 146 lõikest 1 (tehingust tulenevate nõuete aegumistähtaeg tahtliku rikkumise korral), et tagada tõendusmaterjal võimalike nõuete vastu.

6.3. Rahapesu tõkestamise andmed (AML): 5 aastat pärast ärisuhte lõppemist (RahaPTS § 47). Pärast tähtaja möödumist andmed kustutatakse, kui seadus ei nõua teisiti.

6.4. Päringud ilma lepinguta: Kui Klient küsib pakkumist, kuid lepingut ei sõlmita, säilitame kirjavahetust 3 aastat võimalike vaidluste lahendamiseks ja statistika eesmärgil.

7. Andmesubjekti õigused

Kliendil on oma isikuandmete suhtes kõik GDPR-ist tulenevad õigused, mida Magilex austab ja aitab realiseerida:

1. Õigus tutvuda andmetega: Kliendil on õigus saada kinnitust, kas ja milliseid tema isikuandmeid Magilex töötleb, ning saada neist koopia.

2. Õigus andmete parandamisele: Kliendil on õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist või puudulike andmete täiendamist.

3. Õigus andmete kustutamisele (“õigus olla unustatud”): Kliendil on õigus nõuda oma andmete kustutamist, kui:

– andmeid ei ole enam vaja eesmärgil, milleks need koguti;

– Klient võtab tagasi nõusoleku (nt uudiskiri);

– andmeid on töödeldud ebaseaduslikult.

– Märkus: Kustutamisõigus ei laiene andmetele, mida peame säilitama seaduse alusel (nt raamatupidamine, AML) või õigusnõuete koostamiseks ja kaitsmiseks.

4. Õigus töötlemise piiramisele: Kliendil on õigus nõuda töötlemise peatamist teatud tingimustel (nt andmete õigsuse vaidlustamise ajaks).

5. Õigus andmete ülekandmisele: Kliendil on õigus saada oma andmed masinloetaval kujul, et edastada need teisele teenusepakkujale.

6. Õigus esitada vastuväiteid: Kliendil on õigus esitada vastuväiteid töötlemisele, mis põhineb õigustatud huvil (nt otseturundus).

Oma õiguste kasutamiseks palume saata digitaalselt allkirjastatud taotlus aadressile info@magilex.ee. Vastame taotlusele hiljemalt ühe kuu jooksul.

8. Andmete turvalisus

Magilex rakendab organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid, et kaitsta Kliendi andmeid.

• Kasutame turvalisi andmesidekanaleid (HTTPS/TLS) andmete edastamiseks veebilehel.

• Ligipääs kliendiandmetele on piiratud ainult nende töötajate ja koostööpartneritega, kes vajavad infot tööülesannete täitmiseks ja keda seob konfidentsiaalsuskohustus.

• Teeme regulaarseid varukoopiaid, et tagada andmete käideldavus.

9. Muudatused ja vaidluste lahendamine

9.1. Magilexil on õigus Privaatsustingimusi ühepoolselt muuta, avaldades uue versiooni veebilehel. Olulistest muudatustest teavitame Kliente e-posti teel või veebilehe kaudu.

9.2. Kui Klient leiab, et isikuandmete töötlemisel on rikutud tema õigusi, on tal õigus pöörduda kaebusega Magilexi poole (info@magilex.ee), Andmekaitse Inspektsiooni (www.aki.ee) või kohtu poole.