Blogi

Inkasso: 6 nõuannet ettevõtte võlgnikega suhtlemiseks

3.02.2019 | INKASSO, VAIDLUSTE LAHENDAMINE

Tuludeklaratsiooni täitmine

Inkasso ehk võlamenetlusega puutub kokku tõenäoliselt iga ettevõtja. See on paraku lihtsalt osa ettevõtlusest. Kui sinu ettevõtte müügiarvet ei tasuta, pead mõtlema, kuidas edasi käituda.

On samme, mida saad teha ise, aga kui need ei anna tulemust, tasub mõelda professionaalse inkassoteenuse pakkuja kaasamisele.

1. Reageeri kiirelt

Esimene ja väga oluline soovitus on reageerida kiiresti. Pead ise otsustama, mitu päeva peab arve maksetähtaeg üle olema, et kliendiga sellest juttu teha, kuid kindlasti ära oota üle 30 päeva.

Pehme ja sõbralik meeldetuletus on igati sobiv juba 7 või 10 päeva möödudes.

2. Ole valmis

Enne võlgnikuga kontakteerumist tee ära kodutöö ehk vaata üle leping, arved ja muud võlga puudutavad materjalid, et saaksid suhtlemisel olla professionaalne ja pädev. Kui võlgnik on pahatahtlik ja tajub, et sa ei kontrolli olukorda, ei võta ta sinu juttu tõsiselt.

Kasu võib olla ka maksehäireregistrite kontrollimine, et aru saada kliendi majanduslikust olukorrast. Kui tema kohta on registrites märked maksehäirete kohta, võib see viidata halvale majanduslikule olukorrale. Registreid on tasuta ja tasulisi. Siin on mõned viited tasuta registritele, mida võiks kontrollida:

Maksuvõla kontroll
Julianus Grupi maksehäireregister

3. Suhtu professionaalselt

Esimene kord võlgnikuga kontakteerudes ära eelda, et klient on pahatahtlikult või maksejõuetusest jätnud arve tasumata. Tegemist võib olla arusaamatuse või muu eksimusega.

Ära riku kliendisuhet süüdistades klienti arve mitte tasumises. Vali oma sõnu ja kuula hoolega, milliseid selgitusi klient annab.

4. Fikseeri tegevused

Pane kirja võlamenetlusega seonduv info, sh millal, kellega konkreetselt ja millisel viisil suhtlesid ning milliseid selgitusi ja lubadusi ta andis.

Kui su ettevõtte kasutab kliendihalduse tarkvara või muid andmebaase, sisesta märkmed sinna ja täienda neid edasise suhtluse käigus.

Palu võlgnikul saata lubadus tasumise kohta e-posti teel. See tõstab laekumise tõenäosust ja annab sulle tõendi hilisemaks võimalikuks kohtumenetluseks.

5. Ole järjepidev

Isegi, kui klient ei tasu arvet kohe, on tähtis jätkata temaga suhtlemist. Tegemist võib olla ajutise makseraskuse või muu arusaamatusega ja suhtlemise käigus võite leida uusi võimalusi võla tasumiseks.

6. Ole mõistlik

Kui võlgniku majanduslik olukord ei võimalda kogu võlgnevust korraga tasuda, tuleks püüda võlgnikuga kokku leppida tasumine osade kaupa.

Sellisel juhul peaks võimalusel kirjalikult fikseerima maksegraafiku.

Kõige parem on, kui vormistada maksegraafik eraldi allkirjastatud dokumendina, kuid suusõnalisest kokkuleppest on parem ka e-posti teel saadetud lubadus või kinnitus sinu poolt saadetud maksegraafikule.

Kokkuvõte

Võlamenetlus on täiesti loomulik ettevõtluse osa ja rakendades eeltoodud soovitusi suurendad müügiarvete laekumise tõenäosust. Kui aga sinu jõupingutuse ei kanna mõistliku aja jooksul vilja, tasub kaaluda professionaalse inkassoteenuse osutaja kaasamisele.

Magilex pakub nii inkasso teenust, kui valmistoodet “Nõudekiri võlgnikule”.

Kui sinu ettevõttel on tasumata müügiarveid ja soovid nõu pidada, siis hea meelega kuulame sinu olukorra ära ja soovitame meie arvates kõige mõistlikumat lahendust.